Somente o fato de receber a notícia de que irá passar por uma auditoria já é motivo para o nervosismo tomar conta dos seus dias.

Geralmente vejo uma correria sem fim nas empresas nos dias que antecedem a auditoria.

É aquele corre corre para adequar a estrutura, fazer uma limpeza mais completa, enviar para calibração algum equipamento que passou despercebido, enfim…é uma loucura.

Fora aquela forjada básica nos documentos. Já vi muito disso também.

Mas afinal, o que fazer para passar tranquilamente por uma auditoria, seja ela de cliente ou de certificação?

Escrevi esse post para compartilhar alguns casos reais que já pude vivenciar e mostrar qual a melhor saída para esses momentos.

Em primeiro lugar…

…não se preocupe com o nervosismo. Também não adianta eu dizer aqui que é necessário ter tranquilidade.

É super normal aquela sensação de insegurança e preocupação.

Mas eu posso afirmar que com o tempo isso tende a ficar mais tranquilo.

Por isso, saiba que cada auditoria que passar é um aprendizado e um crescimento, e tenha certeza de que a próxima sempre será mais fácil.  

 

Outro ponto que vale destacar…

A auditoria deve ser vista como uma melhoria contínua do seu sistema de gestão, seja ele qual for.

É ótimo ter uma pessoa de fora avaliando os seus processos, conferindo os monitoramentos.

É um momento de grande crescimento para a empresa. Encare a auditoria dessa forma, e usufrua ao máximo o que esse momento pode te oferecer.

Quando acompanho auditorias, aproveito para registrar tudo que eu percebo e identifico como crítico.

Na última auditoria que passei, o auditor fez uma brincadeira dizendo que tiraria cópia dos meus registros, pois eu havia anotado muito mais coisas que ele. Isso é fato!

Como nós conhecemos muito bem os processos, com todas as falhas e pontos positivos, é mais fácil ainda identificar pontos vulneráveis que precisam de atenção.

Por isso, aproveite o momento de auditoria para se auto inspecionar.

E forjar documentos? Adianta?

Olha só, é aquele velho ditado que diz que a verdade dói, mas é só na hora, e a mentira dói a vida inteira.

Quando você inventa algo para encobrir alguma falha, certamente haverão outras brechas em outros pontos que você vai deixar passar despercebido.

Os processos de uma indústria estão todos interligados.

E aí, acredite, a situação pode ficar ruim para o seu lado.

Uma mentira em cima da outra, pode inclusive fazer com que o auditor decida cancelar a auditoria. E infelizmente já vi isso acontecendo.

É muito mais fácil justificar a falha do que tentar inventar um controle que nunca foi feito.

Lembre-se que o auditor entrevista os colaboradores para confirmar as informações, confirmar dados. Por isso é muita sorte uma mentirinha passar despercebida.

Existem estratégias para justificar falhas. Os registros de não conformidades internas são exemplos disso. Se percebido um desvio é melhor que se adote esta estratégia, tentando trazer novamente a situação para o controle.

E se não der tempo nem de justificar? Reconheça a falha, afinal o auditor não é bobo.

A pior coisa que tem é perceber que o auditado está tentando te enrolar. Eu já estive dos dois lados, e posso afirmar que a situação é desconfortante.

Por isso, em vez de forjar, justifique o erro.

Estrutura da empresa

Mas e quando a estrutura da minha empresa não é favorável para o que eu preciso?

Nesse ponto precisamos agir com bom senso e muita criatividade.

Acredite, existe jeito para tudo.

Um controle mais apurado em uma instalação, um monitoramento mais periódico, um cronograma de manutenção preventiva realizado em intervalos curtos de tempo, podem ser estratégias fundamentais para controlar e evitar perigos para seu processo.

Faça um estudo detalhado de todos os riscos que sua empresa corre em termos de contaminação ou falhas de processo. E busque formas de minimizar cada um deles.

O que você não pode fazer é conhecer um risco e simplesmente ignorá-lo. Nenhum risco reconhecido pode ser registrado sem que haja um controle para evitá-lo.

E nesse sentido, algumas estratégias de controle são muito válidas. De que adianta ter um canto arredondado se você não respeita um cronograma de limpeza e sua estrutura é visivelmente suja e empoeirada?

De que adianta ter o equipamento com design higiênico perfeito se você não realiza a limpeza dentro de uma periodicidade mínima?

Não estou dizendo que a estrutura não é importante. Claro que é.

E a implantação de qualquer sistema de gestão de segurança de alimentos exige investimentos.

O que eu estou dizendo é que não adianta ter a estrutura perfeita se os controles básicos não são realizados.

É igual a história de usar luva e esquecer de lavar as mãos. Uma coisa não resolve a outra.

Então não economize na elaboração de procedimentos, de novos controles. Implante quantos controles forem necessários.

Também não estou falando que é pra fazer um monte de procedimentos complexos que não se aplicarão na prática a sua rotina. Às vezes um controle mais simples pode ser mais eficaz.

Em uma das últimas auditorias que participei constatei esse fato na prática.

O procedimento de compras e avaliação de fornecedores estava muito bem descrito com inúmeros controles definidos, mas na prática, percebi que o responsável pela área não sabia exatamente o propósito real de cada controle estabelecido.

E por fim, justamente o item solicitado na auditoria, que era fazer o monitoramento do fornecedor, não estava sendo feito. Por uma simples confusão do responsável pela área.

Tantos controles inúteis foram estabelecidos, e justo aquilo que era de fato necessário não estava sendo feito.

Voltando a história de forjar documentos, presenciei um fato onde o auditor pediu o registro de treinamento de um colaborador.

No nervosismo da auditoria, a empresa optou por fazer um registro falso. Eu era consultora dessa empresa, mas infelizmente não pude interferir na decisão dos diretores.

Era uma auditoria de um cliente importante e eles optaram pelo caminho mais complicado.

O problema é que o colaborador, que teve seu registro de treinamento falsificado, foi entrevistado e negou a informação, sem saber exatamente do que se tratava.

Infelizmente esse fato gerou um grande desconforto na auditoria. O cliente optou por interromper a auditoria e o contrato não foi fechado. Foi um grande prejuízo, mas um aprendizado também.

Além disso, falsificar documento é crime. Jamais opte por esse caminho.

Por isso a dica mais importante que deixo aqui é: Seja transparente!

Na frente do auditor ou no dia a dia de trabalho, a conduta deve ser a mesma. A seriedade no registro das informações deve ser a mesma. O comprometimento com os monitoramentos deve se manter sempre.

E quando ocorrerem falhas, apenas justifique-as.

Um sistema de gestão sem falhas também é algo bem estranho e difícil de encontrar na prática. Portanto, não é preciso esconder os erros, apenas é preciso tratá-los.

 

 


Samira Luana de Paula
Samira Luana de Paula

Fundadora da Lifequaly, uma empresa de consultoria em Gestão da Segurança de Alimentos para as Indústrias. Já atendeu mais de 50 empresas na implantação de normas e preparação para auditorias de certificação. Possui diversos cursos online para atender os profissionais que atuam na área da qualidade e industrial.