Não preciso nem falar que a quantidade de registros gerada diariamente em uma indústria de alimentos é de deixar qualquer um de cabelos em pé.

Não é difícil acompanhar casos onde os registros se perdem, levando embora todo um histórico de processo e rastreabilidade.

Algumas empresas armazenam seus registros em computadores, outras guardam inúmeros papéis em gavetas. E vamos combinar: resgatar uma informação nessas condições não é tarefa fácil!

Hoje quero te mostrar como fazer a gestão dos registros, e ajudar você a melhorar sua organização quando o assunto é controlá-los e gerenciá-los.

E não adianta. Os registros são as únicas formas de comprovar que um sistema de gestão está implantado. É a confirmação de que tudo que foi planejado acontece de fato.

Os registros são as evidências necessárias para garantir que seu sistema de gestão não é só descrição de procedimentos.

Por esse motivo, eles precisam ser guardados em local protegido e com uma identificação clara para facilitar sua busca quando assim precisar.

O primeiro passo

Para que essa organização possa ser possível, o primeiro passo é fazer o controle dos documentos, ou seja, definir códigos e monitorar as revisões dos formulários que servirão como registros.

Lembrando que todo formulário desenvolvido para ser um registro é antes de tudo um documento. Ele somente se tornará um registro quando as informações de monitoramento ou relatos de atividades forem preenchidas nos campos destinados para tal.

E é aí que mora o perigo. Esses registros devem ser recolhidos de tempos em tempos para serem armazenados em local seguro, protegido e identificado, de forma que possamos consultá-los sempre que necessário.

Isso pode ocorrer em uma…

  • auditoria
  • fiscalização
  • reclamação de cliente
  • ou até mesmo na constatação de uma não conformidade interna

 

Exemplo

Vamos falar sobre os registros de limpeza dos setores. Normalmente esse tipo de registro é preenchido de forma manual pelos colaboradores. Para uma melhor organização, você deve definir um tempo de duração desses registros para posterior recolhimento.

Por exemplo, você pode planejar que cada registro de limpeza do setor possuirá espaços suficientes para se realizar as anotações durante um mês de atividade.

Isso quer dizer, que após um mês, a área da qualidade ou pessoa designada para tal deve recolher esses registros e armazená-los em local planejado para isso.

E na hora de se fazer esse armazenamento você precisa seguir uma sistemática previamente definida.

Para ajudar a você nessa organização, vou disponibilizar abaixo uma tabela que eu utilizo e que serve como guia para o armazenamento e recolhimento dos registros quando necessário.

 

Nas primeiras colunas você deve inserir a identificação do documento que serviu de registro (código escolhido e título do documento).

O local de armazenamento é onde esse registro fica guardado. Perceba que nesse exemplo da tabela eu me referi aos registros de atas. Normalmente deixamos esse tipo de registro no computador. Nesse item é interessante ser o mais específico possível. Mencione se o armazenamento ocorre em um servidor, nuvem ou qualquer outra forma.

A proteção se resume às estratégias usadas para proteger os registros (senhas ou armários com chave em caso de registro físico).

A recuperação é a forma que você ordena os registros, e que facilita a sua busca depois. Normalmente coloco por ordem de datas.

O tempo de retenção é o período pelo qual armazenamos o registro nesse local definido anteriormente. Esse tempo depende do tipo de registro adotado, mas no geral, é comum deixarmos armazenado durante o mesmo tempo de validade dos produtos da empresa. No caso de vários produtos, adota-se o tempo que corresponde a maior validade dentro do portfólio da empresa.

O descarte em armazenamento é o primeiro descarte realizado. No entanto, nesse local, ainda é possível resgatar algum registro se assim precisar.

E por fim, o descarte final é a forma de eliminação completa do registro. A partir desse momento não é mais possível resgatar o registro. Por isso, o tempo definido é muito importante.

 

Com essas definições é possível gerenciar os registros gerados. Mas lembre-se que MENSALMENTE, pelo menos, é necessário fazer uma conferência se há registros que devem ser destinados para descarte. Isso evita o armazenamento de tantos arquivos sem necessidade.

Outro ponto importante é…

Teste sua sistemática de armazenamento de registros pelo menos semestralmente. Escolha um lote de produto final, e faça uma busca pelos registros relacionados a essa produção, por produto ou data. E confirme se sua sistemática está funcionando eficazmente. Faça registros dessa ação em atas.

Não espere chegar uma auditoria para perceber que a dinâmica adotada não funciona.

Gerenciar documentos é tarefa primordial na indústria de alimentos.

 


Samira Luana de Paula
Samira Luana de Paula

Fundadora da Lifequaly, uma empresa de consultoria em Gestão da Segurança de Alimentos para as Indústrias. Já atendeu mais de 50 empresas na implantação de normas e preparação para auditorias de certificação. Possui diversos cursos online para atender os profissionais que atuam na área da qualidade e industrial.